Le CCOMS recherche un(e) secrétaire

Le CCOMS recherche un(e) secrétaire

Recruteur :

Le Centre collaborateur OMS (CCOMS) pour la recherche et la formation en santé mentale, service de l’Etablissement public de santé mentale Lille métropole.

Le CCOMS, rattaché administrativement à l’EPSM Lille Métropole, rassemble un réseau d’actions, de compétences, de programmes, pour soutenir et développer la politique de santé mentale de l’OMS. Il regroupe des hôpitaux, centres de recherche et universités qui participent à la mise en place de son programme d’actions. Le Centre est constitué d’un réseau de personnes qualifiées et d’un Conseil Scientifique consultatif, tous les deux rassemblés autour de valeurs communes. Le CCOMS fait partie de l’Equipe de recherche appliquée en santé mentale ERASM et de l’Unité Inserm 1123 6 Epidémiologie clinique et évaluation économique appliquées aux populations vulnérables Equipe ECEVE, Université Paris 7. Il pilote le Groupement de Coopération Sanitaire (GCS) pour la recherche et la formation en santé mentale, qui regroupe 17 établissements à l’échelon national. Le GCS a pour mission de faciliter la coopération et l’échange d’informations entre professionnels de santé mentale et de développer les missions du CCOMS.

Activités de secrétariat du CCOMS :

  • Accueil physique et téléphonique du centre
  • Réception, traitement et orientation des appels et messages téléphoniques
  • Traitement du courrier électronique (boîte mail du CCOMS), réception, expédition et répartition de courriers
  • Traitement des dossiers et des documents papiers et informatiques (tri, classement, enregistrement, diffusion et archivage)
  • Traitement et transmission des informations et des notes de services.
  • Saisie et mise en forme de documents, notes, articles, mails, présentations
  • Utilisation d’outils de suivi d’activité de la structure : tableaux de bord, agenda commun des professionnels du centre, mailing, suivis de budget…
  • Gestion des fournitures du centre et matériels de bureau (commandes de matériel et de consommables, bons de travaux et de commandes, suivi des dossiers et vérification de la conformité des livraisons)
  • Gestion du fonctionnement interne du centre : préparation et organisation des réunions (rédaction ordre du jour, préparation des dossiers, prise de notes et compte-rendus)
  • Organisation logistique d’événements, de congrès, (réservations de salle, restaurants, vols, hébergements, inscriptions…)
  • Appui technique organisationnel aux formations dispensées par le centre (gestion des inscriptions, réception des mémoires, information auprès des étudiants, coordination avec les instances universitaires)
  • Coordination entre les différents services de l’EPSM (DPHP, DPEIMP, Direction générale, DRH, Transport, DSIH, etc.), les prestataires extérieurs et le CCOMS

Compétences requises :

  •  Techniques de secrétariat
  • Logiciels de gestion administrative, de suivi de dossiers et de coordination
  • Maîtrise des outils de bureautiques
  • Connaissances des techniques de prise de notes ou d’écriture rapide
  • Maîtrise des normes rédactionnelles, des règles grammaticales et d’orthographe

Qualités requises

  • Qualités relationnelles
  • Communication aisée avec des interlocuteurs divers
  • Sens de l’organisation et des priorités
  • Disponibilité et réactivité
  • La connaissance de l’anglais serait un plus 

Outils :

  • Outils bureautiques (word, excel, power point)
  • Outils web (Zimbra, web, e-mail)
  • Téléphone/fax/Scanner
  • Zenidoc

Formations, Pré-requis, expériences

  • Niveau  Bac +2 requis
  • Formation à la fonction d’Assistante de Direction
  • Expérience souhaitée

Positionnement hierarchique :

  • Placé(e) sous l’autorité hiérarchique de l’administrateur du GCS et de la direction de l’EPSM Lille Métropole
  • Placé(e) sous l’autorité fonctionnelle du Directeur du Conseil scientifique du GCS-CCOMS

Contrat proposé :

  •  CDD de trois mois renouvelable
  • Mi-temps (17,5 heures hebdomadaire)
  • Adjoint des cadres
  • Horaires : variables en fonction de l’activité du service
  • Localisation : poste basé à Hellemmes-Lille (59)
  • Déplacements possibles

Pour candidater :

Merci d’envoyer CV et lettre de motivation par e-mail à l’adresse :ccoms@epsm-lille-metropole.fr  en spécifiant en objet l’intitulé du poste.

Prise de fonction : dès que possible.